La Divisa - POLITICA TRATAMIENTO DE PROTECCION DATOS PERSONALES
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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
LA DIVISA SAS
LA DIVISA SAS identificado con NIT 901.181.671-6 con domicilio en Bogotá, D.C, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario No.1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, adopta mediante el presente documento la Política y Procedimientos de Protección de Datos, de las personas que se encuentren incluidas en la base de datos de LA DIVISA SAS para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya registrado en la base de datos y/o archivos.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
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Nombre: |
LA DIVISA SAS
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Dirección: |
CR 66 A 12 A 61 |
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Teléfono: |
7021080 |
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Correo electrónico: |
LADIVISACAFE@GMAIL.COM |
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Sitio web: |
WWW.CAFELADIVISA.COM |
APLICACIÓN DE LA POLITICA
A todos los datos personales registrados en la base de datos LA DIVISA SAS, empleados, proveedores, clientes o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información de sus datos personales a la empresa.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
PRINICIPIOS
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, LA DIVISA SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.
Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice LA DIVISA SAS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, LA DIVISA SAS garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de LA DIVISA SAS, será de medio.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LA DIVISA SAS administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Los empleados de LA DIVISA SAS están comprometidos con la confidencialidad y manejo adecuado de los datos, conforme las obligaciones contractuales y atendiendo las políticas sobre tratamiento de información establecidas en la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por LA DIVISA SAS, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
LA DIVISA SAS cuenta con políticas de seguridad de la información y el acceso a los sistemas de información y a las bases de datos.
FINALIDADES Y TRATAMIENTO DELOS DATOS PERSONALES
Los datos personales que LA DIVISA SAS recolecte, almacene, use, circule y suprima, de las bases de datos dependiendo de su naturaleza, composición y finalidad, sólo serán utilizados para los siguientes propósitos:
Proveedores
El Tratamiento de los datos se realizará para: 1. elaboración de contratos, órdenes de compra o de servicios, 2. gestión de Auditoria, 3. Gestión contable y de Tesorería, 4. Informes y reportes oficiales relacionados con la relación comercial entre las partes, 5. Gestionar convenios comerciales, 6. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriores que sean necesarias para el desarrollo de la relación comercial.
Empleados
El Tratamiento de los datos se realizará para: 1. vinculación como empleado deLA DIVISA SAS, 2. almacenamiento, uso, circulación o supresión, para los fines relacionados con el objeto del contrato, 3. gestión de nómina y de Seguridad Social, 4. Gestión de pagos, 5. desempeño de funciones o prestación de servicios, 6. Auditorías o interventorías, 7. procesos estadísticos o revisión por parte de los asesores legales. 8. Actividades de bienestar y de salud Ocupacional, 9. Retiro o terminación dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la empresa (incluye, entre otros, empleados, ex empleados, practicantes y aspirantes a cargos).
Clientes
El Tratamiento de los datos se realizará para: 1. comunicaciones de mercadeo y tele mercadeo, 2. encuestas de satisfacción con los productos y LA DIVISA SAS, 3. acciones de cartera y de tesorería, 4. confirmar los datos necesarios para domicilios 5. Llevar a cabo los trámites de atención de sugerencias y/o quejas presentadas.
DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DATOS SENSIBLES:
Bajo ninguna circunstancia LA DIVISA SAS solicita información relacionada con datos sensibles, es decir aquellos datos que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar su discriminación (relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud a la vida sexual, y los datos biométricos). Sin embargo en el caso de los empleados, podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles en cumplimiento de las actividades propias del contrato de trabajo y siempre que el empleado autorice de manera expresa el tratamiento de dichos datos.
LA DIVISA SAS reitera su condición estatutaria de entidad ajena a cualquier actividad política o religiosa.
DATOS DE MENORES DE EDAD
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
Los datos personales que reposen en las bases de datos de LA DIVISA SAS sobre niños, niñas y adolescentes, especialmente de hijos de empleados y que sean necesarios para efectos de seguridad social o actividades de bienestar, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. La empresa asegura su protección de conformidad con la constitución política y la ley.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por la SFC en ejercicio de sus funciones legales o
Por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
REVELACION DE LA INFORMACIÓN
LA DIVISA SAS podrá revelar información que recopila sobre los titulares de los datos personales a fin de brindar la información a las entidades gubernamentales cuando éstas así lo soliciten, dar cumplimiento a las normas laborales y tributarias, y atender requerimientos administrativos y judiciales pudiendo ser entregados éstos a abogados, asesores externos o auditores. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
PROCEDIMIENTO DE ATENCION CONSULTAS Y RECLAMOS
Para el ejercicio de los Derechos como titular de los Datos Personales, LA DIVISA SAS determina el siguiente procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, e implica el deber del Titular de contactarse LA DIVISA SAS a través de los siguientes medios dispuestos para ello al correo LADIVISACAFE@GMAIL.COM, comunicándose a la línea 7021080, o enviando comunicación a la CR 66 A 12 A 61.
Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información del titular que repose en LA DIVISA SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA DIVISA SAS garantiza:
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA DIVISA SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida LA DIVISA SAS al correo electrónico LADIVISACAFE@GMAIL.COM o mediante comunicación escrita dirigida al canal donde pertenecen los datos, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos soporte de la solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que aporte documentos adicionales. El interesado tendrá hasta dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con una nota que establezca que existe "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha nota se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Petición de actualización y/o rectificación
LA DIVISA SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico LADIVISACAFE@GMAIL.COM o en medio físico dirigido al canal al cual pertenece los datos indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA DIVISA SAS su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA DIVISA SAS. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA DIVISA SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Canales:
Los canales de comunicación a disposición de los titulares son los siguientes:
LADIVISACAFE@GMAIL.COM comunicación escrita a la Cr 66 A 12 A 61 7021080.
VIGENCIA DE LA POLITICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de LA DIVISA SAS, rige a partir del 15 de junio de 2017. LA DIVISA SAS se reserva el derecho a modificarla en los términos y con las limitaciones previstas en la Ley.
_________________________________________________________________________ CR 66A No. 12A - 61 Tel. 7021080 Cel. 3112265172
Email: ladivisacafe@gmail.com
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